Los Sistemas de Workflow o también llamado Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo (Workflow Management System) son un conjunto de aplicaciones que permiten automatizar los procesos de una organización.
¿Qué elementos tiene un sistema workflow?
Un Sistema de Workflow consta de tres elementos esenciales:
- Herramientas: Que permiten analizar, modelar y definir los procesos de la organización.
- El Motor de Sistema de Workflow: interpreta las definiciones de los distintos procesos y crear un entorno donde se puedan ejecutar varias instancias de dichos procesos.
- La Interface del Sistema de Workflow: Con los usuarios y las aplicaciones, puesto que las actividades del flujo de trabajo requieren de la intervención de una persona que hace usos de aplicación informática.
El entorno de workflow controla las distintas etapas de la ejecución de un proceso, invocando en cada etapa a la persona y/o aplicación a la que corresponda actuar.
Las tareas a realizar se distribuyen entre quienes se tienen que realizar para completar el proceso.
La interfaz de usuario controla la interacción entre el motor del Sistema de Workflow y las aplicaciones y los usuarios, invocando la aplicación adecuada en cada caso.
El Workflow también se ocupa de gestionar las colas de trabajo, presentando las tareas que tiene pendientes cada uno de los usuarios del sistema.
¿Cuáles son las funcionalidades de un sistema workflow?
Asimismo, un Sistema de Workflow puede incorporar otra serie de funcionalidades, entre las que podemos citar:
- Herramientas para el Procesado de Imágenes: Permiten llevar a cabo la digitalización de documentos en papel para su posterior tratamiento informático.
- Gestión documental: Facilita el almacenamiento de documentos electrónicos, el control de versiones y su utilización a la asignación a quien deba manipularlos.
- Servicios de directorio: Registran la localización de recursos y personas dentro de una organización.
- Servicios de Mensajería y Correo Electrónico: El correo electrónico es uno de los usos más populares de Internet. Consiste en una aplicación que permite intercambiar mensajes. Un ordenador puede enviar y recibir mensajes de otros usuarios. También permite la comunicación entre grupos de usuarios a través de la red.
- Herramientas de Groupware o Computer Supported Cooperative Work (CSCW): Facilitan el trabajo en equipo, dando soporte a agendas compartidas, foros de discusión, etc.
- Software de Gestión de Proyectos: Permite gestionar la planificación y el desarrollo de un proyecto, definiendo las tareas a realizar y los objetivos temporales, facilitando la asignación de tareas a los miembros integrantes del proyecto, etc.
- Herramientas de Análisis, Modelado y Definición de Procesos.
¿Cuáles con los tipos de sistemas workflow?
En los análisis y estudios de los sistemas de flujos de trabajo, el nivel de precisión puede ser tan alto como las diferencias entre una empresa u otra.
- Workflow ad hoc: las reglas y las normas que rigen el correcto funcionamiento del flujo de trabajo pueden ser creadas y alteradas durante el transcurso del proceso de trabajo.
- Producción: la conducción del flujo de trabajo es fija, aunque acepta variaciones mínimas o cambios muy puntuales, y se corresponde con acciones definidas y conocidas por todos los puestos de la organización.
- Administrativo: flujo de trabajo a medias entre el workflow ad hoc y el workflow de producción.
En la categoría del workflow administrativo se engloban tareas y actividades sin una estructura definida, que son previsibles y repetitivas, y se basan en unas reglas de ejecución bastante sencillas de asimilar y aceptar.
¿Cuál es el funcionamiento de un sistema Workflow?
La tendencia en el funcionamiento de los Sistemas de Workflow (desde los años 90) se basan en la tecnología Web para intercambiar documentos y formularios.
Los navegadores Web son herramientas muy potentes para intercambiar datos con los Sistemas Gestores del Workflow.
Esto proporciona nuevas oportunidades, ya que hace posible la comunicación entre los usuarios y el motor del sistema a través de Internet, ideal su hay varios centros dispersos geográficamente.
Herramientas de sistemas Workflow
Sin duda, el producto líder en este segmento del mercado es Lotus Notes. son embargo se puede cita otro tipo de plataformas en creciente expansión
¿Qué es Trello?
Trello es un ecosistema de interfaz web con app para cliente en Android y iOS para administración y organización de proyectos.
¿Cómo funciona Slack?
Slack es una herramienta que facilita el workflow desde la parte de comunicación, es gratuita pero a partir de un determinado nivel de uso requiere pago por servisios.
Se organizan espacios que llaman “canales”, diferentes para cada proyecto de trabajo. Al estar integrados en el sistema de comunicación, el equipo de trabajo avanza de una forma más eficar y eficiente.
En conclusión los Sistemas de Workflow facilitan el análisis y definición de los procesos de una organización. también se están viendo afectados por el fenómeno Internet y Extranet.
Existen empresas especializadas en despliegue de sistemas workflow como MkZ
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