Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) planificación de recursos empresariales) es un sistema integrado de software de gestión empresarial.
Compuesto por un conjunto de módulos funcionales (logística, finanzas, recursos humanos, etc.) que pueden ser adaptados a las necesidades de cada empresa u organización en la que se implanten.
ERP funciones
Combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada.
Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que éstos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicación o módulo funcional que los requiera.
Todos estos módulos están interconectados y comparten una base de datos común, garantizando de este modo la coherencia e integración de los datos generados.
Un sistema ERP proporciona herramientas de administración para controlar tanto el sistema en sí como la base de datos que constituye el núcleo del producto.
Módulos de un ERP
Los principales módulos de un ERP podrían ser los siguientes:
- Módulo de Inventario
Tanto los procesos de compras como los de ventas deben concluir sin problemas con la intervención del equipo que administra el inventario. Las características del módulo ERP de inventario ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de las existencias, informes de unidades y localizar los artículos dentro del almacén.
El módulo de inventario se integra con el módulo de compras.
- Módulo de Compras
Se encarga de control de producción, uso de la materia prima, sincronización de procesos y evaluación de calidad
- Módulo de Ventas
Se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales de preventa (captación de clientes potenciales y creación de futuras oportunidades, realización de presupuestos, …) y posventa (informes y análisis, aceptación de pedidos, generación de facturas, seguimiento de pedidos pendientes…).
- Módulo Financiero y Contable
Se encarga de la contabilidad y de la gestión financiera de la empresa. Se trata de un módulo esencial dentro del sistema ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes módulos. Puede automatizar, simplificar y evaluar la mayoría de los procesos contables, por lo que reduce los errores humanos y los costes.
- Módulo de Recursos Humanos
Un sistema ERP ayuda en los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza un seguimiento de la productividad del trabajador, cada empleado puede entrar en el sistema e indicar el tiempo trabajado.
Además gestiona la información relacionada con los mismos (datos personales, formación recibida, experiencia, ocupación, salario, historial profesional, peticiones de permisos, fechas de vacaciones, bajas por enfermedad, premios, sanciones, etc.) .
El ERP automatiza los procesos que intervienen en la elaboración de las nóminas, eliminando la necesidad de contar con personas dedicadas exclusivamente a esta función.
Conclusión
El sistema ERP proporciona a los directivos una herramienta de gestión con la cual poder tomar mejores decisiones.
Es necesario y fundamental tomar conciencia de que la implementación de un sistema ERP es un proceso de mejora continua.
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Requiere tanto de una metodología estructurada, una estrategia enfocada en la gente y los procesos (es decir, un cierto esfuerzo por parte de la empresa) como de mantenimiento, ya que constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las posibilidades de operación, siempre sin olvidar que el sistema ERP permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo.
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