Podemos definir la Gestión del Conocimiento (“Knowledge Management”) como la nueva disciplina que se encarga del estudio de las herramientas tecnológicas, las técnicas y procedimientos organizativos, y los cambios en la gestión de las personas que permiten desarrollar y extraer el máximo aprovechamiento del conocimiento de una organización.
Fruto del papel preponderante que han adquirido los activos intangibles de una organización, surge en los últimos años la Gestión del Conocimiento como una disciplina central de la gestión empresarial.
Flujo del conocimiento en una organización:
- A través de redes informales: Conversaciones informales que tienen lugar en puntos de encuentro dentro del organización (cafetería, fotocopiadora…).
- A través de redes formales: Reuniones periódicamente establecidas en grupos de trabajo.
- Acceso a documentos de la organización: En los que se recopilan todos los datos e información disponibles sobre un tema.
- Desarrollo de “workshops“: encuentros de intercambio de experiencias, en los cuales los empleados pueden compartir sus experiencias y conocimientos adquiridos en determinados proyectos.
Las organizaciones suelen encontrarse con el problema de que el conocimiento es realmente útil para ellas cuando se ha estructurado y almacenado en algún tipo de soporte, que facilite su posterior acceso, constituyendo lo que se conoce como capital estructural.
No obstante, las personas que atesoran ese conocimiento no son proclives a este tipo de actividades prefiriendo las vías informales de transmisión del mismo.
Por ello, es frecuente llegar a soluciones de compromiso que satisfagan esas tendencias contrapuestas.
Vías de trabajo en la gestión del conocimiento
Las vías de trabajo en la gestión del conocimiento dentro de las organizaciones han tenido dos líneas claras de estrategia:
- Estrategia basada en un “almacén de conocimientos”:
En este caso la organización almacena documentos repletos de conocimientos (memorandos, informes, presentaciones, artículos) en un sistema donde puedan ser recuperados con facilidad.
Estos almacenes según su temática podrían clasificarse en:
- de conocimiento externo (información sobre la competencia, el mercado y la situación económica);
- de conocimiento estructurado interno (informes de investigación, materiales de marketing orientados al producto, técnicas y procedimientos organizativos, etc.); o
- de conocimiento informal interno (bases de datos que acumulan la experiencia de los empleados de la organización).
En este caso, las herramientas utilizadas suelen ser los sistemas de Gestión Documental, los servidores Web corporativos, los motores de búsqueda y las bases de datos compartidas.
2. Estrategia basada en la creación de “redes de expertos“:
Aquí la organización persigue facilitar el intercambio de los conocimientos de los expertos y la accesibilidad a los mismos.
Se utilizan medios como los sistemas de videoconferencia, herramientas para compartir y examinar documentos, y redes de telecomunicaciones avanzadas que conectan las diferentes oficinas y delegaciones.
También se podrían incluir las herramientas de groupware que facilitan especialmente la comunicación.
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