Las herramientas de trabajo colaborativo o groupware permiten celebrar reuniones virtuales, mediante la compartición entre varios usuarios de aplicaciones y documentos, de una ventana de conversación en modo texto (chat) y de una pizarra electrónica, entre otras funcionalidades avanzadas.
Algunas de estas aplicaciones están al alcance de cualquier organización puesto que se distribuyen de forma gratuita con el sistema operativo.
Otras, sin embargo, ofrecen mayores prestaciones (manteniendo las funcionalidades independientemente del número de usuarios simultáneos) pero aplican un coste por uso o por licencia.
Aplicaciones que incluye un groupware
Los servicios que este tipo de aplicaciones pueden llegar a ofrecer son los siguientes:
- Posibilidad de utilizar presentaciones de Power-Point.
- Compartición de aplicaciones
- Posibilidad de transferencia de ficheros.
- Pizarra compartida.
- Interacción en tiempo real. Voz y vídeo. Compartición de escritorio.
- Posibilidad de interacción uno a uno, uno avarios y varios a varios.
- Gestión de preguntas y respuestas.
- Posibilidad de grabación y reproducción posterior.
Se trata de herramientas sobre las que todavía existe un importante desconocimiento, pero cuya utilidad es indudable. La tendencia actual es a utilizarlas para servicios como:
- Formación a distancia
- Conferencias o seminarios.
- Discursos.
- Ayuda a distancia o telediagnóstico.
- Aplicaciones de formación y certificación.
- Comunicación con empleados de la organización.
- Reuniones.
- Demostraciones y presentaciones de productos.
- Colaboraciones para equipos investigadores.
Ventajas y otras funcionalidades
De este modo, se salvan las distancias geográficas entre los participantes y se facilita la colaboración en equipos de trabajo virtuales, con las ventajas que ello supone, derivadas principalmente de la reducción de los desplazamientos, ahorro de costes y menores pérdidas de tiempo.
Dentro de esta categoría de herramientas de trabajo colaborativo también podríamos considerar los emergentes servicios de localización o mensajería instantánea a través de Internet.
Como resultado, los usuarios de este servicio pueden enviar mensajes instantáneos en cualquier momento a otra persona que utilice el mismo software y que se encuentre conectado a Internet.
De este modo, la mensajería instantánea une la potencia del correo electrónico, el servicio más utilizado de Internet, con la inmediatez del teléfono, y con la ventaja de ser un servicio totalmente gratuito.
También, los programas de mensajería instantánea también proporcionan las «listas de amigos», que permiten que un usuario de la Red sepa cuándo sus conocidos están conectados para poder dialogar con ellos.
Permiten compartir ficheros del disco duro, es decir, estos programas son capaces de transformar el ordenador del usuario en un servidor de ficheros, donde se pueden cargar/descargar archivos.
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